27 Desember 2008,
Hai, hai, berikut sambungan artikel dari tips dan trik untuk kerja hanya 8 jam seperti serasa bekerja 24 jam bagian pertama.
Setelah membahas 3 tips dan trik yang pertama, yaitu:
1. Mulai tepat pukul 8 pagi selesai pukul 5 sore
2. Anda di kantor untuk bekerja, gunakanlah waktu anda untuk bekerja
3. Sebisa mungkin buat waktu kerja anda terstruktur,
Maka kita lanjutkan ke tips dan trik berikutnya:
4. Prioritaskan kegiatan-kegiatan anda waktu bekerja
Seringkali banyak pekerjaan remeh yang sering mengganggu pekerjaan utama anda, contoh, selagi anda membuat laporan bulanan, anda mendadak diminta ikut rapat yang kurang penting, atau ketika menuliskan hasil rapat, anda mendapat email yang anda ingin segera membalas, atau ketika anda sedang rapat pembahasan materi yang sangat penting, anda mendapati handphone berdering dan anda harus mengangkatnya. Itu semua mengganggu anda, dan membuyarkan konsentrasi anda ketika melakukan hal yang lebih penting. Karena itu prioritaskan pekerjaan anda. Pertama-tama, buatlah daftar prioritas anda pada hari itu. Bagi menjadi Utama, Penting, dan Normal. Saya tidak bisa memberi saran mana yang Utama, penting atau Normal, tapi andalah yang lebih sanggup menentukan karena itu pekerjaan anda
- Pada timing yang saya tulis di bagian pertama yaitu pukul 4-5 sore, atau 8-9 pagi, lakukan pekerjaan yang sangat-sangat penting, atau Prioritas utama pada hari itu, selesaikan hari itu juga, sehingga anda tidak perlu terpikirkan sampai di rumah, atau mengambil lembur yang berlebihan. Matikan handphone anda/buat menjadi silent, buat laptop anda offline sehingga tidak ada email masuk, beri tanda di tempat kerja anda bahwa anda sibuk (stiker di punggung anda bertuliskan "extremely busy", atau kertas bertuliskan "DO NOT DISTURB"), dan buat kalendar di Email anda dengan agenda penyelesaian pekerjaan supaya anda tidak diundang untuk rapat. Jangan mau terganggu. Oya, pada waktu mengerjakan pekerjaan utama, anda sebisa mungkin tidak berhubungan dengan orang lain, karena ini waktu anda, anda sendiri
- Setelah prioritas utama selesai, Anda bekerja menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan Penting, dan targetkan untuk selesai. Anda mulai bisa diganggu, dan malah anda harus menelepon orang, bertanya kesana kemari, dan menghadiri rapat, memimpin training, bertemu client/supplier/customer, ya, disini waktu anda untuk agenda-agenda penting yang banyak berhubungan dengan pihak lain.
- Prioritas terakhir adalah Normal. Disini pekerjaan-pekerjaan yang anda selesaikan terakhir. Pekerjaan yang tidak memerlukan banyak konsentrasi, pekerjaan yang bisa segera selesai, dan pekerjaan yang tidak terlalu ditunggu orang banyak. Usahakanlah hanya pekerjaan dengan prioritas Normal yang bisa anda tunda sampai keesokan hari jika tidak bisa selesai pada hari itu.
5. Delegasikan atau berbagilah pekerjaan dengan tim sesuai keahlian
Anda mempunyai tim yang mendukung anda (anak buah), atau anda di dalam sebuah tim? Manfaatkan keahlian rekan-rekan atau anak buah anda semaksimal mungkin. Anda tidak mungkin bekerja sendiri, anda memang ahli, tapi tangan anda cuma 2, waktu anda cuma 24 jam, bahkan waktu bekerja anda cuma 8 jam, supaya sebuah proyek/pekerjaan selesai tepat waktu anda harus bekerjasama.
- Jika anda seseorang leader di tim, identifikasi semua keahlian tim anda, atau jika mereka belum ahli, ajari mereka, dan beri training sesuai bakat atau keinginan mereka. Jangan lakukan semua sendiri, mulailah beri tim anda delegasi pekerjaan anda, buat mereka merasa "memiliki" tanggung jawab tersebut dan menyelesaikan dengan sempurna, jika ada kekurangan, perbaiki perlahan-lahan, sampai mereka melakukan dengan benar, bimbing pada awalnya lalu biarkan mereka melakukan sendiri setelahnya. Dengan begitu, anda bisa berkonsentrasi pekerjaan anda.
- Jika anda dalam sebuah tim, dan pekerjaan terlalu banyak, diskusikan dengan rekan satu tim bagaimana anda bisa membagi pekerjaan dengan adil, sesuai keahlian, namun menguntungkan seluruh pihak. Namun apabila anda tidak mendapat jawaban yang memuaskan dari rekan anda, libatkan pimpinan anda, diskusikan masalah anda yang mendapat terlalu banyak pekerjaan, dan anda perlu bantuan. Beri pengertian apabila anda tidak terbantu maka pekerjaan anda bisa kacau sehingga pimpinan anda pun akan mendapat hasil yang kurang baik. Minta pimpinan anda untuk membagi pekerjaan dengan yang lain, dan apabila inipun tidak mungkin, ajukan permintaan tambahan karyawan/tenaga kerja. Anda hanya bekerja sesuai waktu dan kapasitas anda, jangan berlebih.
6. Renungkanlah waktu anda untuk bekerja lebih efektif esok hari.
Sempatkanlah sejam atau setengah jam dalam sehari anda untuk merenungkan pekerjaan anda untuk lebih efektif. Pukul 4.30 - 5 sore mungkin saat yang paling tepat. Coba refleksikan apa yang telah anda lakukan dalam sehari, apa yang anda lakukan dengan baik, dan efektif, dan apa yang anda bisa lakukan lebih baik, lebih cepat dan lebih produktif.
- Contoh, anda terbiasa menerima dokumen dari orang banyak di kantor yang belum terfilter, dan bervariasi isinya walaupun tujuannya sama dan anda memerlukan waktu untuk menyeleksi dan mencari-cari isi utama sebelum anda menyetujuinya. Ini perlu waktu lama dan tidak efektif, oleh karena itu anda mungkin berpikiran untuk: Membuat 1 tempat untuk mengumpulkan dokumen, sehingga anda tinggal merujuk ke tempat itu, dan membuat dokumen tersebut menjadi standard, dengan kolom dan bentuk yang sama, sehingga orang melakukan pengisian sesuai kolom yang tersedia, sehingga anda lebih mudah memilah informasi dan mendapatkan isi utama untuk persetujuan anda.
- Contoh, anda mempunyai banyak sekali email dari berbagai level dan kalangan di kantor yang menanyakan hal yang sama, dan anda harus mengirim email ke mereka dengan isi sama berkali-kali, bahkan banyak yang meminta informasi lebih lanjut dan anda terlibat email korespondensi yang sangat panjang dengan lebih dari 1 orang. Ini sangat makan waktu, dan tidak efektif. Anda mungkin berpikir untuk: Mengadakan rapat dengan mengundang semua orang2 yang berkepentingan dan dalam meeting itu anda memberikan informasi dengan detail dan lengkap, dan anda memberi kesempatan para peserta meeting untuk bertanya dan anda langsung jawab untuk didengarkan semua peserta. Ini jauh lebih cepat, dan efektif.
Nah, bagaimana, sudah siap untuk merubah hidup anda lebih produktif? Anda bisa coba baca artikel saya yang lain, atau tunggu artikel saya selanjutnya!
